Política de tratamiento de datos personales

1. Identificación del responsable

El presente documento describe la política de tratamiento de datos personales de Nexia Automation, conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 de la República de Colombia.

2. Definiciones

Para efectos de la presente política, se entienden los siguientes términos según la Ley 1581 de 2012:

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Responsable del tratamiento: Nexia Automation, quien decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Encargado del tratamiento: persona o empresa que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural identificada o identificable.
• Dato sensible: aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. Datos personales que recolectamos

Recolectamos los siguientes datos cuando interactúas con nuestra landing, formularios, chatbot de WhatsApp o servicios contratados:

3.1 Datos de identificación

• Nombre completo
• Tipo y número de documento (cuando es necesario para facturación)
• Empresa o razón social
• Cargo o rol en la empresa

3.2 Datos de contacto

• Correo electrónico
• Número de WhatsApp y/o teléfono
• Ciudad y país

3.3 Datos comerciales

• Sector o industria de tu empresa
• Necesidades de automatización declaradas
• Presupuesto disponible (declarado voluntariamente en formularios de calificación)
• Historial de interacciones con nuestros servicios

3.4 Datos de navegación

• Dirección IP y datos del dispositivo
• Navegador y sistema operativo
• Páginas visitadas y tiempo de permanencia
• Origen del tráfico (campaña, referencia, búsqueda orgánica)

4. Finalidad del tratamiento

Tratamos tus datos personales con las siguientes finalidades específicas:

1. Comerciales: contactarte para enviarte propuestas, cotizaciones, demos gratuitas y seguimiento comercial.
2. Operacionales: ejecutar los servicios contratados, configurar chatbots, sistemas y automatizaciones a tu medida.
3. Comunicación: enviarte información relevante sobre tu proyecto, soporte técnico, actualizaciones y notificaciones.
4. Marketing: previo consentimiento expreso, enviarte contenido educativo, casos de éxito o nuevas soluciones que puedan interesarte. Puedes oponerte en cualquier momento.
5. Analíticos: mejorar nuestros servicios mediante el análisis agregado y anónimo de patrones de uso.
6. Legales y contables: cumplir obligaciones legales, tributarias y de facturación.

5. Cookies y tecnologías de seguimiento

Nuestra landing y servicios utilizan cookies y tecnologías similares para mejorar la experiencia y analizar el desempeño.

5.1 Tipos de cookies que usamos

• Cookies funcionales: esenciales para el funcionamiento del sitio. No requieren consentimiento.
• Cookies analíticas: Google Analytics y herramientas similares para medir tráfico y comportamiento agregado.
• Cookies publicitarias: Meta Pixel (Facebook), Google Ads y similares para optimizar campañas y remarketing.

5.2 Servicios de terceros que pueden recolectar datos

• Google (Analytics, Ads, Tag Manager)
• Meta (Facebook Pixel, WhatsApp Business API)
• GoHighLevel (CRM y formularios)
• OpenAI / Anthropic (procesamiento de lenguaje natural en chatbots)
• n8n (orquestación de automatizaciones)

5.3 Gestión de cookies

Puedes gestionar las cookies desde la configuración de tu navegador. Bloquear cookies puede afectar el funcionamiento de algunas funciones del sitio.

6. Tus derechos como titular

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, tienes los siguientes derechos sobre tus datos personales:

1. Acceso: conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
2. Prueba: solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable.
3. Información: ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos.
4. Reclamo: presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
5. Revocatoria: revocar la autorización y solicitar la supresión de tus datos.
6. Acceso gratuito: a tus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, escríbenos a [email protected] o accede directamente al formulario de eliminación de datos en nexiaautomation.com/eliminacion-datos. Responderemos en un plazo máximo de 15 días hábiles.

7. Transferencia y transmisión de datos

Para prestar nuestros servicios, podemos transferir o transmitir tus datos a los siguientes terceros, ubicados parcial o totalmente fuera de Colombia:

• Estados Unidos: Google, Meta, OpenAI, Anthropic, GoHighLevel.
• Unión Europea: proveedores de hosting con servidores certificados.

Todos los terceros con los que compartimos datos cumplen estándares internacionales de protección de datos (GDPR, marcos de privacidad equivalentes). Antes de transferir tus datos, garantizamos que el tercero cumple niveles de protección equivalentes a los exigidos en Colombia.

8. Medidas de seguridad

Aplicamos medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables para proteger tus datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o destrucción:

• Cifrado de datos en tránsito (HTTPS/TLS) y en reposo.
• Control de accesos basado en roles y autenticación de doble factor.
• Servidores con copias de seguridad cifradas y monitoreo continuo.
• Auditorías periódicas y políticas internas de manejo de información.

Pese a estas medidas, ningún sistema es 100% seguro. Te notificaremos en caso de cualquier incidente que pueda afectar tus datos personales, según los plazos establecidos por la SIC.

9. Tiempo de conservación

Conservamos tus datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas:

• Leads no convertidos: hasta 24 meses desde el último contacto.
• Clientes activos: durante toda la relación contractual y hasta 5 años después por obligaciones legales y contables.
• Datos de marketing: hasta que solicites la baja.
• Datos analíticos anonimizados: indefinidamente.

10. Contacto y atención de solicitudes

Como responsable del tratamiento, atendemos cualquier consulta, reclamo o solicitud relacionada con tus datos personales por los siguientes canales:

Si consideras que no atendimos adecuadamente tu solicitud, puedes presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad colombiana de protección de datos personales: www.sic.gov.co.

11. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios en nuestros servicios, requisitos legales o mejores prácticas. Cualquier cambio significativo será notificado a través de nuestra landing y, cuando aplique, por correo electrónico. La fecha de última actualización aparece al inicio de este documento.

Al usar nuestros servicios, aceptas las condiciones descritas en esta política. Si no estás de acuerdo, te pedimos abstenerte de proporcionarnos tus datos personales.